Zmiana regulaminu wynagradzania nie zawsze jest sprawą tak prostą, jak uważają pracodawcy. Są sytuacje, kiedy zmiana regulacji płacowych zawartych w regulaminie wynagradzania wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Nie wszyscy jednak o tym pamiętają.
Co to jest regulamin wynagradzania i kto ma obowiązek go wprowadzić?
Regulamin wynagradzania jest wewnątrzzakładowym aktem normatywnym, w którym ustala się warunki wynagradzania pracowników. Obowiązek wydania regulaminu wynagradzania ma każdy pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników, u którego nie obowiązuje zakładowy lub ponadzakładowy układ zbiorowy pracy.
Pracodawca zatrudniający między 20 a 50 pracowników wprowadza regulamin wynagradzania, jeżeli z wnioskiem w tej sprawie wystąpi zakładowa organizacja związkowa (zoz), w rozumieniu art. 251 ustawy o związkach zawodowych (u.z.z.).
Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, może wprowadzić regulamin wynagradzanie, jednak nie ma takiego obowiązku.
Pracodawca zatrudniający między 20 a 50 pracowników wprowadza regulamin wynagradzania, jeżeli z wnioskiem w tej sprawie wystąpi zakładowa organizacja związkowa (zoz), w rozumieniu art. 251 ustawy o związkach zawodowych (u.z.z.).
Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, może wprowadzić regulamin wynagradzanie, jednak nie ma takiego obowiązku.
Co powinien zawierać regulamin?
Regulamin określa warunki wynagradzania za pracę, może ona także ustalać warunki przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Minimalny zakres regulaminu obejmuje określenie wynagrodzenia zasadniczego rozliczanego według czasu pracy lub w przypadku wynagrodzenia prowizyjnego lub akordowego – na podstawie wyniku pracy. Zwykle w regulaminach wynagradzania pracodawcy określają także inne składniki wynagrodzenia za pracę takie jak premie, nagrody, dodatki stażowe, funkcyjne, za pracę w szczególnych warunkach, dodatki za pracę w porze nocnej czy odprawy.
Procedura wprowadzenia regulaminu
Regulamin ustala pracodawca. Robi to samodzielnie, chyba że działa u niego zakładowa organizacja związkowa. W takiej sytuacji pracodawca uzgadnia treść regulaminu wynagradzania z organizacją związkową. Uzgodnienie oznacza, iż zoz musi wyrazić zgodę na treść regulaminu. Może przychylić się do treści zaproponowanej przez pracodawcę, ale może też zgłaszać do niej uwagi i proponować zmiany. W praktyce strony prowadzą rokowania aż do momentu ustalenia takiej treści regulaminu, którą aprobują obie strony – pracodawca i organizacja związkowa.
Sprawa wygląda nieco inaczej, gdy u danego pracodawcy funkcjonuje więcej niż jednak organizacja związkowa. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 30 ust. 5 i 6 u.z.z., organizacje te powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu regulaminu przez pracodawcę. Brak wspólnego, zgodnego stanowiska oznacza, iż decyzje w sprawie ustalenia regulaminu podejmuje samodzielnie pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.
Jeżeli strona związkowa i pracodawca wypracowali wspólnie treść regulaminu lub jeżeli treść taką ustalił samodzielnie pracodawca na skutek rozważenia stanowisk kilku organizacji, które nie przedstawiły stanowiska wspólnego lub pracodawca, u którego związki zawodowe w ogóle nie funkcjonują, to kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest ogłoszenie regulaminu (podanie pracownikom do wiadomości) w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zwykle następuje to poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub umieszczenie w intranecie. Regulamin wchodzi w życie w terminie 2 tygodni od jego opublikowania.
Sprawa wygląda nieco inaczej, gdy u danego pracodawcy funkcjonuje więcej niż jednak organizacja związkowa. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 30 ust. 5 i 6 u.z.z., organizacje te powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu regulaminu przez pracodawcę. Brak wspólnego, zgodnego stanowiska oznacza, iż decyzje w sprawie ustalenia regulaminu podejmuje samodzielnie pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.
Jeżeli strona związkowa i pracodawca wypracowali wspólnie treść regulaminu lub jeżeli treść taką ustalił samodzielnie pracodawca na skutek rozważenia stanowisk kilku organizacji, które nie przedstawiły stanowiska wspólnego lub pracodawca, u którego związki zawodowe w ogóle nie funkcjonują, to kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest ogłoszenie regulaminu (podanie pracownikom do wiadomości) w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zwykle następuje to poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub umieszczenie w intranecie. Regulamin wchodzi w życie w terminie 2 tygodni od jego opublikowania.
Zmiana regulaminu wynagradzania - tryb
Zmiana regulaminu wynagradzania, to zagadnienie wielowątkowe i zależne od:
Z mojego doświadczenia wynika, iż niestety pracodawcy nie zawsze są świadomi, że powyższe okoliczności mogą mieć wpływ na sposób wprowadzanych zmian, a to może rodzić negatywne skutki dla pracodawcy nawet po latach.
Jeżeli w dacie wprowadzanych zmian regulaminu wynagradzania nie działa u pracodawcy organizacja związkowa, pracodawca samodzielnie dokonuje zmian, ogłasza je analogicznie jak przy wprowadzaniu regulaminu i zmiany obowiązują po dwóch tygodniach.
Jeżeli przy wprowadzaniu regulaminu u pracodawcy nie działała organizacja związkowa, ale w dacie planowanych zmian już działa, to zmiana regulaminu nie jest możliwa (nawet w uzgodnieniu z nowopowstałą zoz). W takiej sytuacji jedynym prawidłowym trybem postępowania jest uchylenie dotychczasowego regulaminu i wprowadzenie nowego – w sposób wcześniej opisany, we współpracy z zoz.
Jeżeli przy wprowadzaniu regulaminu wynagradzania pracodawca współdziałał z zoz i regulamin został uzgodniony ze stroną związkową, to drogą do jego zmiany jest wypowiedzenie stronie związkowej porozumienia dotyczącego wprowadzenia regulaminu lub zawarcie w tym temacie porozumienia z zoz.
Czy to już wszystko co pracodawca powinien wiedzieć na ten temat? Zdecydowanie nie. Opisane tryby zmian będą skuteczne wyłącznie przy zmianach korzystnych z punktu widzenia pracownika. Zmiany niekorzystne wymagają dodatkowych czynności.
- trybu wprowadzenia, tj. czy pracodawca dokonał tego samodzielnie czy we współpracy z zoz,
- tego, czy u pracodawcy działa organizacja związkowa w momencie planowanych zmian,
- tego, czy zmiany są korzystne czy niekorzystne dla pracowników.
Z mojego doświadczenia wynika, iż niestety pracodawcy nie zawsze są świadomi, że powyższe okoliczności mogą mieć wpływ na sposób wprowadzanych zmian, a to może rodzić negatywne skutki dla pracodawcy nawet po latach.
Jeżeli w dacie wprowadzanych zmian regulaminu wynagradzania nie działa u pracodawcy organizacja związkowa, pracodawca samodzielnie dokonuje zmian, ogłasza je analogicznie jak przy wprowadzaniu regulaminu i zmiany obowiązują po dwóch tygodniach.
Jeżeli przy wprowadzaniu regulaminu u pracodawcy nie działała organizacja związkowa, ale w dacie planowanych zmian już działa, to zmiana regulaminu nie jest możliwa (nawet w uzgodnieniu z nowopowstałą zoz). W takiej sytuacji jedynym prawidłowym trybem postępowania jest uchylenie dotychczasowego regulaminu i wprowadzenie nowego – w sposób wcześniej opisany, we współpracy z zoz.
Jeżeli przy wprowadzaniu regulaminu wynagradzania pracodawca współdziałał z zoz i regulamin został uzgodniony ze stroną związkową, to drogą do jego zmiany jest wypowiedzenie stronie związkowej porozumienia dotyczącego wprowadzenia regulaminu lub zawarcie w tym temacie porozumienia z zoz.
Czy to już wszystko co pracodawca powinien wiedzieć na ten temat? Zdecydowanie nie. Opisane tryby zmian będą skuteczne wyłącznie przy zmianach korzystnych z punktu widzenia pracownika. Zmiany niekorzystne wymagają dodatkowych czynności.
Niekorzystna zmiana regulaminu – dodatkowe obowiązki pracodawcy
Przepis art. 772 § 5 k.p. nakazuje odpowiednie stosowanie niektórych przepisów dotyczących układów zbiorowych pracy także do regulaminów wynagradzania. Część pracodawców niestety o tym nie pamięta. Jednym z takich przepisów, mających niezwykle wielkie znaczenie dla omawianego tematu jest art. 24113 k.p. Zgodnie z tym przepisem stosowanym odpowiednio do regulaminu wynagradzania, korzystniejsze postanowienia regulaminu, z dniem wejścia w życie, zastępują z mocy prawa dotychczasowe warunki umowy o pracę. Wchodzą one więc w życie automatycznie.
Postanowienia regulaminu mniej korzystne dla pracowników wprowadza się jednak w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę.
Warto jednak zauważyć, że przy wypowiedzeniu dotychczasowych warunków pracy nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność dokonania takiego wypowiedzenia zmieniającego – uchylona została w tym względzie wszelka ochrona.
Niekorzystna zmiana regulaminu wynagradzania nie oznacza jedynie obniżenia wynagrodzenia zasadniczego. Taka zmiana to przykładowo likwidacja pewnych składników wynagrodzeń (np. dodatków stażowych czy funkcyjnych), czy zastąpienie składników wynagrodzenia o charakterze roszczeniowym składnikami zależącymi od swobodnego uznania pracodawcy.
Taki tryb wprowadzania zmian regulaminu, tj. z zastosowaniem wypowiedzenia zmieniającego oznacza, że zmiana warunków płacy następuje w różnym czasie, w stosunku do poszczególnych pracowników z uwagi na różny okres wypowiedzenia, który wynika z okresu ich zatrudnienia.
Omawiane rozwiązanie ma zagwarantować pracownikowi wpływ na zmianę warunków swojego zatrudnienia. Pracownik może bowiem nie wyrazić zgody na zmiany, których chce dokonać pracodawca. Wówczas umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia.
Alternatywą dla wypowiedzenia zmieniającego może być zawarcie porozumienia między pracodawcą i pracownikiem, jednak trzeba pamiętać, że nie każdy pracownik takie porozumienie zachce podpisać.
Niekorzystna zmiana regulaminu wynagradzania nie oznacza jedynie obniżenia wynagrodzenia zasadniczego. Taka zmiana to przykładowo likwidacja pewnych składników wynagrodzeń (np. dodatków stażowych czy funkcyjnych), czy zastąpienie składników wynagrodzenia o charakterze roszczeniowym składnikami zależącymi od swobodnego uznania pracodawcy.
Taki tryb wprowadzania zmian regulaminu, tj. z zastosowaniem wypowiedzenia zmieniającego oznacza, że zmiana warunków płacy następuje w różnym czasie, w stosunku do poszczególnych pracowników z uwagi na różny okres wypowiedzenia, który wynika z okresu ich zatrudnienia.
Omawiane rozwiązanie ma zagwarantować pracownikowi wpływ na zmianę warunków swojego zatrudnienia. Pracownik może bowiem nie wyrazić zgody na zmiany, których chce dokonać pracodawca. Wówczas umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia.
Alternatywą dla wypowiedzenia zmieniającego może być zawarcie porozumienia między pracodawcą i pracownikiem, jednak trzeba pamiętać, że nie każdy pracownik takie porozumienie zachce podpisać.
Jakie są skutki niedokonania wypowiedzenia zmieniającego?
Zmiana regulaminu wynagradzania wprowadzająca niekorzystne dla pracownika postanowienia nie będzie miała do niego zastosowania, jeżeli pracodawca nie dokona indywidualnych wypowiedzeń zmieniających umowy o pracę.
Pracownik nadal będzie uprawniony do składników wynagrodzenia przewidzianych w regulaminie wynagradzania przed zmianami. Konsekwencją wadliwego trybu wprowadzenia zmiany będzie taka sytuacja, jakby zmiany regulaminu w ogóle nie było.
Pracodawca może więc być zaskoczony, gdy po latach pracownik upomni się np. o zaległe premie czy dodatki. Warto przypomnieć, że okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy wynosi 3 lata. Skutki nieprawidłowego trybu wprowadzania zmian regulaminu mogą być więc dla bolesne dla kieszeni pracodawcy.
Pracodawca może więc być zaskoczony, gdy po latach pracownik upomni się np. o zaległe premie czy dodatki. Warto przypomnieć, że okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy wynosi 3 lata. Skutki nieprawidłowego trybu wprowadzania zmian regulaminu mogą być więc dla bolesne dla kieszeni pracodawcy.
Jeśli potrzebujesz porady z zakresu tworzenia lub zmiany regulaminu wynagradzania kliknij Prawo pracy, aby umówić się na rozmowę lub spotkanie.
Polecam również inne artykuły z zakresu prawa pracy: