W najbliższym czasie polskich pracodawców czekają istotne zmiany w zakresie polityki wynagrodzeń. Projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn (druk UC127), wdrażający unijną dyrektywę o równości wynagrodzeń (UE 2023/970), wprowadza szereg nowych obowiązków oraz znacząco zwiększa transparentność płac.
Nowe przepisy mają wejść w życie 7 czerwca 2026 roku. Dla wielu organizacji oznacza to konieczność pilnego uporządkowania struktur wynagrodzeń oraz przygotowania się na nowe obowiązki raportowe i informacyjne.
Równość wynagrodzeń – kluczowe założenia nowych przepisów
Celem projektowanej ustawy jest zapewnienie rzeczywistej równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości, a także transparentności wynagrodzeń. Luka płacowa w Polsce rozumiana jako różnica wynagrodzeń kobiet i mężczyzn (tzw. gender pay gap) jest jedną z najniższych w UE i wynosi ok. według różnych źródeł 4,5%–7,8%, podczas gdy średnia unijna to około 12,7–13%. Aby doprowadzić do zrównania wynagrodzeń kobiet i mężczyzn wykonujących pracę o jednakowej wartości pracodawcy będą zobowiązani m.in. do zbudowania przejrzystego systemu wynagrodzeń, przeprowadzenia wartościowania stanowisk pracy, udostępniania pracownikom określonych informacji o wynagrodzeniach oraz liczenia i raportowania luki płacowej.
Obowiązek udzielania informacji o wynagrodzeniach
Jedną z najważniejszych zmian proponowanych w projekcie ustawy jest wprowadzenie prawa pracownika do uzyskania informacji o jego indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz średnich poziomach wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę jak on lub pracę o jednakowej wartości jak jego praca.
Pracodawca będzie zobowiązany udzielić odpowiedzi na wniosek pracownika w terminie 30 dni od daty jego złożenia.
Pracodawca będzie zobowiązany udzielić odpowiedzi na wniosek pracownika w terminie 30 dni od daty jego złożenia.
Kogo dotyczy obowiązek?
Obowiązek ten obejmuje wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości organizacji. Dodatkowo pracodawcy będą musieli corocznie w terminie do 31 marca informować pracowników o przysługującym im prawie do wystąpienia z takim wnioskiem.
Raportowanie luki płacowej – nowe obowiązki
Projekt ustawy wprowadza obowiązek sporządzania sprawozdania dotyczącego luki płacowej między pracownikami płci żeńskiej i męskiej oraz raportowania tej luki. Luka płacowa, zgodnie z definicją zawartą w projekcie ustawy, to różnica między średnim poziomem wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i średnim poziomem wynagrodzenia pracowników płci męskiej zatrudnionych u pracodawcy, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia pracowników płci męskiej.
Samo sprawozdanie będzie musiało zawierać jednak znacznie więcej informacji niż tylko luka płacowa w powyższym rozumieniu. Pracodawcy będą mieli obowiązek wskazywania także:
- luki płacowej ze względu na płeć dla składników uzupełniających lub zmiennych,
- mediany luki płacowej ze względu na płeć,
- mediany luki płacowej ze względu na płeć dla składników uzupełniających lub zmiennych,
- odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne,
- odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym przedziale wynagrodzenia,
- luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową, lub miesięczną oraz składników uzupełniających lub zmiennych
Obowiązek corocznego sporządzania sprawozdania dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników, natomiast częstotliwość obowiązku raportowania jest bardziej zróżnicowania i dotyczy pracodawców zatrudniających:
- ≥ 250 pracowników – raportowanie co roku (do 31 marca),
- 100–249 pracowników – raportowanie co 3 lata,
- < 100 pracowników – brak obowiązku (raportowanie dobrowolne).
Przy czym pierwsze raporty mają być złożone według następujących zasad:
- pracodawcy zatrudniający ≥ 150 pracowników pierwszy raport za okres 7.06.2026 – 31.12.2026 mają obowiązek złożyć do 7 czerwca 2027 r.
- pracodawcy zatrudniający 100–149 pracowników pierwszy raport mają obowiązek złożyć do 7 czerwca 2031 r.
Luka płacowa powyżej 5% – obowiązek działań naprawczych
Jeśli luka płacowa wyniesie co najmniej 5% i nie będzie obiektywnie uzasadniona, pracodawca będzie zobowiązany do wdrożenia działań naprawczych w terminie 6 miesięcy. W każdym przypadku trzeba się będzie zastanowić z czego wynika luka płacowa, czy ma ona jakieś obiektywne uzasadnienie. Obiektywnym wyjaśnieniem luki może być przykładowo nierówna liczba pracowników obu płci lub przyznawanie wynagrodzeń zmiennych zależnie od obiektywnych kryteriów jak na przykład efektywności pracy, a także wiele innych czynników zależnych od okoliczności występujących u danego pracodawcy.
Jeżeli jednak brak jest obiektywnego uzasadnienia dla istnienia luki płacowej, to oczywistym działaniem naprawczym wydaje się być wyrównywanie płac. Może to nastąpić etapowo według przyjętego przez pracodawcę planu.
Jeżeli jednak brak jest obiektywnego uzasadnienia dla istnienia luki płacowej, to oczywistym działaniem naprawczym wydaje się być wyrównywanie płac. Może to nastąpić etapowo według przyjętego przez pracodawcę planu.
Jak przygotować firmę do nowych przepisów?
Aby sprostać nowym obowiązkom – szczególnie krótkim terminom na udzielenie pracownikom informacji o poziomie wynagrodzeń – konieczne jest odpowiednie przygotowanie organizacji.
1. Opisy stanowisk pracy
W pierwszej kolejności należy zweryfikować, czy w organizacji funkcjonują rzetelne opisy stanowisk pracy. Warto podkreślić, że zakres obowiązków na stanowisku nie jest tożsamy z opisem stanowiska – opis powinien obejmować m.in. cel stanowiska, wymagane kwalifikacje, zakres odpowiedzialności oraz miejsce stanowiska w strukturze organizacyjnej.
2. System wartościowania stanowisk
Kolejnym etapem jest opracowanie obiektywnego systemu wartościowania stanowisk, opartego na neutralnych kryteriach, m.in. takich jak:
3. Wartościowanie stanowisk
Następnie należy dokonać wartościowania wszystkich stanowisk w organizacji zgodnie z przyjętym schematem i kryteriami, co pozwoli na ich uporządkowanie według rzeczywistej wartości pracy.
4. Analiza wynagrodzeń
Ostatnim krokiem jest weryfikacja wynagrodzeń pod kątem zgodności z wynikami wartościowania. W przypadku wykrycia nieuzasadnionych różnic konieczne będzie wdrożenie działań korygujących.
1. Opisy stanowisk pracy
W pierwszej kolejności należy zweryfikować, czy w organizacji funkcjonują rzetelne opisy stanowisk pracy. Warto podkreślić, że zakres obowiązków na stanowisku nie jest tożsamy z opisem stanowiska – opis powinien obejmować m.in. cel stanowiska, wymagane kwalifikacje, zakres odpowiedzialności oraz miejsce stanowiska w strukturze organizacyjnej.
2. System wartościowania stanowisk
Kolejnym etapem jest opracowanie obiektywnego systemu wartościowania stanowisk, opartego na neutralnych kryteriach, m.in. takich jak:
- kompetencje,
- odpowiedzialność,
- wysiłek,
- warunki pracy,
- umiejętności miękkich, o ile są wymagane na danym stanowisku.
3. Wartościowanie stanowisk
Następnie należy dokonać wartościowania wszystkich stanowisk w organizacji zgodnie z przyjętym schematem i kryteriami, co pozwoli na ich uporządkowanie według rzeczywistej wartości pracy.
4. Analiza wynagrodzeń
Ostatnim krokiem jest weryfikacja wynagrodzeń pod kątem zgodności z wynikami wartościowania. W przypadku wykrycia nieuzasadnionych różnic konieczne będzie wdrożenie działań korygujących.
Dlaczego system wartościowania stanowisk jest kluczowy?
System wartościowania stanowisk będzie fundamentem nowych obowiązków. Jest on niezbędny do:
Co istotne, jego wdrożenie jest konieczne u każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy.
- prawidłowego przyporządkowania stanowisk do kategorii,
- udzielania informacji pracownikom w ustawowym terminie,
- raportowania luki płacowej (w większych organizacjach).
Co istotne, jego wdrożenie jest konieczne u każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy.
Niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy będzie zagrożone karą grzywny w wysokości od 3 000 zł do 50 000 zł.
Koniec stosowania zapisów zakazujących ujawniania wynagrodzeń
Zgodnie z projektowanymi regulacjami, zamieszczanie w umowie o pracę lub w innych aktach takich jak regulaminy, statuty, porozumienia zbiorowe itp. zapisów zakazujących pracownikom ujawniania wysokości ich wynagrodzenia będzie podlegać karze grzywny w wysokości od 3 000 zł do 50 000 zł.
W związku z powyższym rekomendowane jest przeprowadzenie weryfikacji:
W sytuacji, gdy dokumenty ze zawierają zakazane postanowienia należy regulaminy te zmienić, a umowy aneksować.
W związku z powyższym rekomendowane jest przeprowadzenie weryfikacji:
- obowiązujących umów o pracę,
- regulaminów wewnętrznych,
- umów o zachowaniu poufności (NDA) zawartych z pracownikami
W sytuacji, gdy dokumenty ze zawierają zakazane postanowienia należy regulaminy te zmienić, a umowy aneksować.
Podsumowanie – co powinni zrobić pracodawcy już teraz?
Nowe przepisy znacząco zwiększają transparentność wynagrodzeń i nakładają na pracodawców konkretne obowiązki w krótkich terminach. W praktyce oznacza to konieczność:
Rekomendacja
Warto rozpocząć działania przygotowawcze jak najszybciej, aby zapewnić zgodność z przepisami od 7 czerwca 2026 r. i uniknąć ryzyka sankcji.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie:
- uporządkowania struktury stanowisk,
- wdrożenia systemu wartościowania pracy,
- przeprowadzenia analizy wynagrodzeń,
- przygotowania procedur raportowania i komunikacji z pracownikami,
- weryfikację i w razie potrzeby modyfikację regulaminów lub umów zawierających niedozwolone klauzule o tajności wynagrodzeń.
Rekomendacja
Warto rozpocząć działania przygotowawcze jak najszybciej, aby zapewnić zgodność z przepisami od 7 czerwca 2026 r. i uniknąć ryzyka sankcji.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie:
- wartościowania stanowisk,
- analizy wynagrodzeń,
- przygotowania organizacji do nowych obowiązków,
Zachęcam do zapoznania się z innymi artykułami dotyczącymi prawa pracy:
- Nowelizacja Kodeksu pracy – kluczowe zmiany od 27 stycznia 2026 r.
- Ograniczenie pracy zdalnej przez pracodawcę
- Likwidacja stanowiska pracy krok po kroku
- Zwolnienie z pracy w stylu Elona Muska
- Zwolnienie z pracy z powodu siły wyższej a urlop na żądanie
- Regulamin wynagradzania – jak skutecznie i prawidłowo dokonać zmiany
- Umowa B2B a prawa do utworu stworzonego przez pracownika
- Mobbing w pracy – czym jest i jak mu zapobiegać
- Ostatni dzwonek na wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów