Aktualności

Ustawa o ochronie sygnalistów - cz. 2

Senat zgłasza ważną poprawkę do ustawy o ochronie sygnalistów

W ubiegłym tygodniu (5.06.2024 r.) Senat zajął się projektem ustawy o sygnalistach. Najważniejszą poprawką zaproponowaną przez senatorów jest usunięcie prawa pracy z listy dziedzin, których w świetle ustawy mogą dotyczyć zgłoszenia. W uzasadnieniu uchwały wskazano, że:

👉 prawo pracy nie jest wymienione we wdrażanej dyrektywie UE,

👉 pracownicy mają szereg możliwości zgłaszania nieprawidłowości związanych z prawem pracy (zgłoszenie do PIP, zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa),

👉 kodeks pracy w art. 18(3e) przewiduje ochronę dla pracownika w związku ze skorzystaniem przez niego z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy.

Podkreślić trzeba, że te organizacje, które są zainteresowane uwzględnieniem kwestii związanych z prawem pracy w swojej procedurze whistleblowingowej mogą to oczywiście zrobić na zasadzie dobrowolności.

Sygnaliści a outsourcing procesu

W związku z pracami nad implementacją unijnej dyrektywy whistleblowingowej do polskiego porządku prawnego na naszym rynku pojawiło się wiele ofert systemów do obsługi zgłoszeń wewnętrznych. Taki system czy aplikacja są niewątpliwie przydatnym narzędziem ułatwiającym obsługę zgłoszeń. Projekt ustawy o ochronie sygnalistów dopuszcza możliwość posłużenia się w tym zakresie podmiotem zewnętrznym (outsourcerem). Wynika to wprost z art. 25. ust. 1 pkt 1 projektu ustawy, zgodnie z którym procedura zgłoszeń wewnętrznych wskazywać powinna wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
Upoważnienie podmiotu zewnętrznego wymaga zawarcia odpowiedniej umowy (art. 28 ust. 1 projektu ustawy). Taka umowa powinna zapewniać, aby w ramach świadczonej usługi stosowane były rozwiązania techniczne i organizacyjne zapewniające zgodność podejmowanych czynności z ustawą. Niewątpliwie elementem takiej umowy musi być powierzenie przetwarzania danych osobowych z uwzględnieniem wszelkich wymogów wynikających z RODO.
Wiele podmiotów na rynku oferuje świadczenie usług w postaci obsługi samych zgłoszeń, a więc realizacji tzw. działań następczych polegających m.in. weryfikacji prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, sporządzenia raportu itp. Powstaje więc pytanie czy outsourcing tego rodzaju działań jest zgodny z projektem ustawy.
O ile przyjmowanie zgłoszeń jest wprost w ustawie wymienione, jako czynność, która może być powierzona podmiotowi zewnętrznemu, o tyle z ousourcingiem obsługi tych zgłoszeń sprawa nie jest już tak oczywista.
Zgodnie z art. 25. ust. 1 pkt 3 projektu ustawy procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność.
Lektura tego przepisu pozwala stwierdzić, że czynności następcze mogą być realizowane albo przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną albo przez osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu. W tym przepisie ustawodawca nie uwzględnił podmiotu zewnętrznego, jako upoważnionego do wykonywania działań następczych.
Wspomniany już powyżej art. 28 ust. 1 projektu ustawy regulujący wymogi dotyczące sposobu upoważnienia podmiotu zewnętrznego odwołuje się w swej treści wyłącznie do art. 25. ust. 1 pkt 1, tj. do upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń, a już nie odwołuje się do art. 25. ust. 1 pkt 3, tj. do upoważnienia do podejmowania działań następczych.
W związku z powyższym w projekcie ustawy o ochronie sygnalistów w jej aktualnym brzmieniu brak jest podstaw prawnych do przyjęcia dopuszczalności klasycznego outsourcingu procesu obsługi zgłoszenia rozumianej jako podjęcie przez podmiot całkowicie zewnętrzny działań następczych. Działania te powinna w imieniu podmiotu podejmować wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej. W mojej ocenie osoba ta nie musi jednak być pracownikiem danego podmiotu. Struktura organizacyjna jednostki nie musi obejmować wyłącznie pracowników (osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę), można w niej uwzględnić stanowiska (np. whistleblowing officer) obejmowane de facto przez zleceniobiorców lub osoby współpracujące na zasadzie B2B.

Kancelaria wspiera klientów w przygotowaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych zapewniającej zgodność z wymogami prawnymi, w tym ochrony danych osobowych, oferuje szkolenia związane z wdrożeniem ustawy w organizacji oraz wsparcie prawne w toku obsługi zgłoszeń.

Zachęcam również do lektury artykułu o wymogach ustawy o ochronie sygnalistów.
Prawo pracy Prawo gospodarcze