Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie 24 września 2024 r. Zostało więc już mało czasu na jej wdrożenie w organizacji. Przypomnijmy więc, że ustawa ta ma na celu ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą, a organizacje mają pewne obowiązki związane z jej wdrożeniem.
Oto najważniejsze elementy ustawy:
- Definicja sygnalisty: Sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą. Dotyczy to pracowników, pracowników tymczasowych, kandydatów do pracy, kontrahentów, akcjonariuszy, wolontariuszy, stażystów i innych.
- Zakres zgłaszanych naruszeń: Sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia dotyczące korupcji, zamówień publicznych, usług finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy, bezpieczeństwa produktów, transportu, ochrony środowiska, bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności, dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, prywatności danych, cyberbezpieczeństwa i innych.
- Mechanizmy zgłaszania: Ustawa przewiduje trzy kanały zgłaszania: wewnętrzny (w organizacji), zewnętrzny (do organów publicznych) oraz ujawnienie publiczne. Sygnaliści mogą wybrać dowolny z tych kanałów.
- Obowiązki organizacji: Organizacje zatrudniające co najmniej 50 osób muszą wdrożyć wewnętrzne systemy zgłaszania. Obejmuje to przygotowanie kanałów zgłaszania, opracowanie procedur, wyznaczenie odpowiedzialnych osób, prowadzenie rejestru zgłoszeń i zapewnienie ochrony sygnalistom.
- Ochrona sygnalistów: Sygnaliści są chronieni, jeśli mieli uzasadnione podstawy sądzić, że zgłaszane informacje były prawdziwe w momencie zgłoszenia. Ochrona obejmuje również osoby pomagające sygnaliście oraz osoby powiązane. Działania odwetowe, takie jak zwolnienie, degradacja czy dyskryminacja, są zabronione.
Warto pamiętać, że za brak ustanowienia wewnętrznej procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienia jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawowych przewidziana jest odpowiedzialność dla osób odpowiedzialnych w organizacji za ustanowienie takiej procedury. Taki czyn stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.
Jak więc organizacje mogą stworzyć skuteczne wewnętrzne systemy zgłaszania?
Tworzenie skutecznego wewnętrznego systemu zgłaszania jest kluczowe dla zachęcania do zgłaszania naruszeń i zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi. Pamiętajmy, że sygnalista, to nie donosiciel, a wszelkie sygnały o nieprawidłowościach mających miejsce w organizacji mogą pomóc w szybkim ich wyeliminowaniu bez udziału organów zewnętrznych.
Jak organizacja ma się do tego przygotować? Oto lista najważniejszych zadań do wykonania:
Opracowanie procedur:
Wyznaczenie odpowiedzialnych osób:
Promowanie świadomości i dostępności:
Zapewnienie ochrony przed odwetem:
Prowadzenie rejestru zgłoszeń:
Regularny przegląd i doskonalenie:
Jak organizacja ma się do tego przygotować? Oto lista najważniejszych zadań do wykonania:
Opracowanie procedur:
- Określenie zakresu: Wyraźnie określ, jakie rodzaje naruszeń mogą być zgłaszane.
- Ustanowienie kanałów zgłaszania: Zapewnij wiele dostępnych sposobów zgłaszania nieprawidłowości uwzględniających charakter organizacji (np. infolinie, formularze online, skrzynka mailowa, zgłoszenia osobiste).
- Zapewnienie poufności: Upewnij się, że zgłoszenia mogą być składane poufnie, a jeżeli uznasz to za właściwe rozwiązanie dla organizacji - również anonimowo.
Wyznaczenie odpowiedzialnych osób:
- Wyznaczenie whistleblower officera: Wyznacz osobę lub zespół do obsługi zgłoszeń i prowadzenia dochodzeń.
- Szkolenie: Zapewnij szkolenie dla wyznaczonych osób, aby umiały one obsługiwać zgłoszenia w sposób zapewniający ich skuteczność i zgodność z prawem, a przede wszystkim w sposób zapewniający poufność danych sygnalisty.
Promowanie świadomości i dostępności:
- Komunikacja: Regularnie informuj pracowników o systemie zgłaszania i jak z niego korzystać.
- Dostępność: Upewnij się, że kanały zgłaszania są łatwo dostępne dla wszystkich pracowników, w tym dla osób z niepełnosprawnościami.
Zapewnienie ochrony przed odwetem:
- Polityki ochrony sygnalisty: wprowadź zasady ochrony sygnalisty wyraźnie precyzujące, że działania odwetowe wobec sygnalistów są zabronione oraz wskaż konsekwencje takich działań.
- Systemy wsparcia: Zapewnij wsparcie dla sygnalistów, takie jak doradztwo lub pomoc prawna.
Prowadzenie rejestru zgłoszeń:
- Dokumentacja: Prowadź bezpieczny i poufny rejestr wszystkich zgłoszeń i działań podjętych w odpowiedzi.
- Nadzór: Zapewnij terminowe i dokładne działania następcze na wszystkie zgłoszenia.
Regularny przegląd i doskonalenie:
- Mechanizm feedbacku: Daj pracownikom możliwość udzielania cyklicznej informacji zwrotnej na temat systemu zgłaszania.
- Okresowy przegląd: Regularnie przeglądaj i aktualizuj polityki wewnętrzne i system zgłaszania, aby zapewnić ich skuteczność, aktualność i zgodność z wymogami prawnymi.
Aby procedury i systemy działały prawidłowo ważne jest, aby liderzy w organizacji byli zaangażowani w promowanie transparentności i etycznego postępowania. Stworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się bezpiecznie i są zachęcani do zgłaszania problemów bez obawy przed odwetem jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu w tej dziedzinie.
Zachęcam do zapoznania się z innymi artykułami dotyczącymi:
Prawa gospodarczego:
Prawa pracy:
oraz artykułu o aktualizacji projektu ustawy o ochronie sygnalistów dokonanej przez Senat oraz omawiającej kwestie outsourcingu przyjmowania i obsługi zgłoszeń.
Prawa gospodarczego:
- RODO - informacja o kategoriach czy o tożsamości odbiorców danych
- Umowy dystrybucyjne i franczyzowe - nowe regulacje!
- Atak hakerski a odpowiedzialność odszkodowawcza na gruncie RODO
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – praca i usługi świadczone przez wspólnika - część I
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – praca i usługi świadczone przez wspólnika - część II
- Ustawa o ochronie sygnalistów
- Ustawa o ochronie sygnalistów - cz. 2
- EUDR – czyli unijne rozporządzenie dotyczące wylesiania
Prawa pracy:
- Likwidacja stanowiska pracy krok po kroku
- Zwolnienie z pracy w stylu Elona Muska
- Zwolnienie z pracy z powodu siły wyższej a urlop na żądanie
- Regulamin wynagradzania – jak skutecznie i prawidłowo dokonać zmiany
- Umowa B2B a prawa do utworu stworzonego przez pracownika
- Mobbing w pracy – czym jest i jak mu zapobiegać
oraz artykułu o aktualizacji projektu ustawy o ochronie sygnalistów dokonanej przez Senat oraz omawiającej kwestie outsourcingu przyjmowania i obsługi zgłoszeń.